Seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 müssen Unternehmen besonders sorgfältig mit personenbezogenen Daten umgehen – auch bei der Vernichtung von Geschäftsunterlagen.
Wer Akten unsachgemäß entsorgt, riskiert nicht nur empfindliche Bußgelder, sondern auch Reputationsschäden. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie bei der DSGVO-konformen Aktenvernichtung achten müssen.
Rechtliche Grundlagen der DSGVO
Die DSGVO regelt in mehreren Artikeln die sichere Löschung personenbezogener Daten:
- Art. 5 DSGVO: Grundsätze der Datenverarbeitung – Daten müssen sicher verarbeitet werden
- Art. 17 DSGVO: Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden")
- Art. 32 DSGVO: Sicherheit der Verarbeitung – technische und organisatorische Maßnahmen
Welche Dokumente unterliegen der DSGVO?
Alle Dokumente mit personenbezogenen Daten müssen DSGVO-konform vernichtet werden:
- Personalakten (Bewerbungen, Verträge, Gehaltsabrechnungen)
- Kundenunterlagen (Verträge, Rechnungen, Korrespondenz)
- Patientenakten und Behandlungsdokumente
- Versicherungsunterlagen
- Buchhaltungsbelege mit Personenbezug
Die DIN 66399: Der deutsche Standard
Die DIN 66399 ist der deutsche Standard für die datenschutzgerechte Vernichtung von Datenträgern. Sie definiert:
Drei Schutzklassen
- Schutzklasse 1: Normale Daten (interner Schutzbedarf)
- Schutzklasse 2: Vertrauliche Daten (hoher Schutzbedarf)
- Schutzklasse 3: Besonders vertrauliche Daten (sehr hoher Schutzbedarf)
Sieben Sicherheitsstufen (P-1 bis P-7)
Für Papier gelten folgende Sicherheitsstufen:
- P-1 / P-2: Grobe Zerkleinerung – für allgemeine Unterlagen
- P-3 / P-4: Feine Zerkleinerung – empfohlen für personenbezogene Daten
- P-5 / P-6: Sehr feine Zerkleinerung – für besonders sensible Daten
- P-7: Ultrafeine Zerkleinerung – höchste Sicherheitsstufe
Aufbewahrungsfristen beachten
Vor der Vernichtung müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden:
- 6 Jahre: Geschäftsbriefe, Handels- und Geschäftsbücher (§ 257 HGB)
- 10 Jahre: Buchungsbelege, Rechnungen, Jahresabschlüsse (§ 147 AO)
- Personalakten: Mindestens 3 Jahre nach Beschäftigungsende
- Bewerbungsunterlagen: 6 Monate nach Absage (AGG)
So funktioniert DSGVO-konforme Vernichtung
Für eine rechtssichere Aktenvernichtung sollten Sie diese Schritte befolgen:
1. Kategorisieren Sie Ihre Dokumente
- Welche Schutzklasse haben die Dokumente?
- Welche Sicherheitsstufe ist erforderlich?
- Sind Aufbewahrungsfristen abgelaufen?
2. Wählen Sie einen zertifizierten Dienstleister
Beauftragen Sie einen Entsorgungsfachbetrieb, der:
- Nach DIN 66399 zertifiziert ist
- Als Entsorgungsfachbetrieb zertifiziert ist (§ 56 KrWG)
- Vernichtungszertifikate ausstellt
3. Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Gemäß Art. 28 DSGVO müssen Sie mit Ihrem Dienstleister einen AVV schließen, wenn dieser personenbezogene Daten verarbeitet.
4. Erhalten Sie ein Vernichtungszertifikat
Das Zertifikat dokumentiert:
- Datum und Ort der Vernichtung
- Angewandte Sicherheitsstufe
- Art und Menge der vernichteten Materialien
Häufige Fehler vermeiden
Diese Fehler sollten Sie bei der Aktenvernichtung vermeiden:
- ❌ Akten einfach in den normalen Müll werfen
- ❌ Zu niedrige Sicherheitsstufe wählen
- ❌ Keinen AVV mit dem Dienstleister abschließen
- ❌ Kein Vernichtungszertifikat einfordern
- ❌ Aufbewahrungsfristen nicht einhalten
Kosten der DSGVO-konformen Vernichtung
Die Kosten hängen von mehreren Faktoren ab:
- Menge der zu vernichtenden Akten
- Erforderliche Sicherheitsstufe
- Vor-Ort-Vernichtung oder Abholung
- Regelmäßiger Service oder einmalige Vernichtung
Als Richtwert: Die professionelle Vernichtung nach P-4 Standard kostet etwa 80-150 € pro Kubikmeter Akten.
Fazit
Die DSGVO-konforme Aktenvernichtung ist kein "Nice-to-have", sondern eine rechtliche Pflicht. Mit der richtigen Vorbereitung und einem zertifizierten Dienstleister schützen Sie sich vor:
- ✓ Bußgeldern
- ✓ Reputationsschäden
- ✓ Datenschutzverstößen
- ✓ Wettbewerbsnachteilen
Investieren Sie in professionelle Aktenvernichtung – die Kosten sind minimal im Vergleich zu den Risiken unsachgemäßer Entsorgung.
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